Текст слайда: Стиль официальных документов: требования к языку Подготовил студент гр.ДУ-07 Князева О.А.
Текст слайда: План Понятие официальных документов, их разновидности Стиль речи официальных документов Языковые формулы Распространенные ошибки Речевой этикет документах Литература
Текст слайда: Понятие официальных документов, их разновидности Понятие «официальный документ» состоит из следующих терминов: Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать. Официальный (от лат. officialis – «должностной» имеет такие значения: 1) «установленный правительством, администрацией, должностным лицом, от них исходящий»; 2) «с соблюдением всех правил, формальностей».
Текст слайда: Понятие официальных документов, их разновидности Понятие «официальный документ» закреплено в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”: Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Текст слайда: Понятие официальных документов, их разновидности Разновидности официальных документов:
Текст слайда: Стиль речи официальных документов Следует сказать, что в официальных документах используют официально-деловой стиль речи, который удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении различных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, между членами общества в официальной сфере их общения.
Текст слайда: Стиль речи официальных документов Основная задача официально-делового стиля (ОДС) — обслуживание правовых отношений между гражданами и государством. Этот стиль называют еще административным, т.к. он обслуживает сферу официальных отношений. Основными особенностями ОДС являются: Доказательность (достоверные факты); Объективность; Информативность; Логичность; Стандартное размещение материала; Отсутствие эмоций. Для ОДС характерна специальная форма этикета (Уважаемый Игорь Сергеевич!). Например, вместо местоимения Я принято применять пассивную конструкцию: я сделал — мною проделана.
Текст слайда: Стиль речи официальных документов Основные свойства официально-деловой письменной речи: Требования к служебной информации: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации). Функции документа: информационная, социальная (нужен для общества), коммуникативная (средство связи, точная реализация замысла пишущего), культурная (средство закрепления и передачи культурных традиций); управленческая, правовая, функция исторического источника. Требования к документу: реквизиты (юридическая сила документа): наименование автора, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать. Требования к структуре, смыслу, языку: официальность и регламентированность деловых отношений – их подчинение установленным правилам, ограничениям, соблюдение норм делового этикета, широкое употребление языковых формул, композиция – последовательное размещение ситуативно-оценочных моделей (аспектов письма).
Текст слайда: Языковые формулы Особенность — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа В подтверждение нашей договоренности … В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) … В соответствии с письмом заказчика … В порядке оказания помощи прошу Вас … В ответ на Ваш запрос сообщаем … Ссылаясь на Ваш запрос от … Согласно постановлению правительства … На основании нашего телефонного разговора…
Текст слайда: Языковые формулы Языковые формулы, выражающие причины создания документа Ввиду задержки получения груза … По причине задержки оплаты … В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями … В связи с нарушением срока поставки … Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на … Учитывая увеличение спроса на продукцию … Ввиду особых обстоятельств … В связи с завершением работ по … В связи с проведением совместных работ …
Текст слайда: Языковые формулы Языковые формулы, выражающие цель создания документа В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес … В целях увеличения товарооборота … В целях упорядочения работы структурных подразделений института … В целях расширения спектра образовательной деятельности университета … Во исполнение постановления Ученого совета университета … Во избежание конфликтных ситуаций … Для согласования спорных вопросов …
Текст слайда: Языковые формулы Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения Прошу рассмотреть возможность… Прошу изыскать для нужд организации… Обращаемся к Вам с просьбой… Прошу Вас направить в мой адрес… Убедительно прошу решить вопрос о… Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора. .. Приказываю создать комиссию в составе…
Текст слайда: Языковые формулы Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает … Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны… Организация уведомляет Вас о том, что … Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что… Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о …
Текст слайда: Языковые формулы Языковые формулы, выражающие предложение или отказ от предложения: По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы … В ответ на Ваш запрос на… мы предлагаем Вам … Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок … региона … Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес …. Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из… на условиях … Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам … К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку… Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как …
Текст слайда: Языковые формулы Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности … Обязать руководителей всех подразделений института Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на … Назначить расследование по факту … Изыскать дополнительные возможности для …
Текст слайда: Языковые формулы Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление Сообщаем, что … Извещаем Вас о том, что … Ставим Вас в известность о том, что … Считаем необходимым поставить Вас в известность о … Докладываю о … Довожу до Вашего сведения, что … Организация извещает о … Нам приятно сообщить (Вам), что … Сообщаем к Вашему сведению, что …
Текст слайда: Языковые формулы Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии Гарантируем, что … Безопасность гарантируется … Конфиденциальность информации обеспечена… Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки … Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…
Текст слайда: Языковые формулы Особым пластом в лексике делового языка являются клише — устойчивые сочетания слов, которые воспроизводятся в речи как готовые формулы. Например: зачислить в штат, принять на работу, возместить ущерб, довожу до вашего сведения, настоящим сообщаю, в целях ликвидации и т. д. Они стали нейтрально-нормативным явлением в деловой речи, по тому что большинство ситуаций, нуждающихся в документировании, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям, а устойчивые словесные формулы обеспечивают возможность унификации текстов документов. Клише позволяют экономить речевые усилия, способству ют быстроте передачи информации и обеспечивают точность речи и од нозначность понимания. Однако необходимо помнить, что вне сферы документа, за которым традиционно закрепились определенные языковые формулы, клише будут являться речевым недостатком.
Текст слайда: Распространенные ошибки Остановимся на явлениях , которые вызывают неточность речи в тексте документов, к ним относят: полисемия и омонимия; паронимия; использование штампов, универсальных слов.
Текст слайда: Распространенные ошибки Полисемия (или многозначность) — это наличие у слова не одного, а нескольких связанных между собой по смыслу значений. Омонимия -это существование в языке одинаково звучащих и (или) пишущихся слов, имеющих не связанные по смыслу значения. Например, слово лицо имеет несколько значений: 1) передняя часть головы человека; 2) характерный облик (лицо нашей фирмы); 3) отдельный человек, индивидуум (частное лицо). Слово "лицо" многозначно. В русском языке есть два слова: стекло (существительное) и стечь (глагол). Форма прошедшего времени среднего рода глагола омонимич но существительному в именительном падеже: что-то стекло по скло ну — матовое стекло. Какая же ошибка подстерегает говорящего или пишущего при упо треблении многозначного слова или слова, у которого есть омоним? Объясним на примере: Утверждение профессора вызвало скандал.
Текст слайда: Распространенные ошибки Паронимы — это близкие по звучанию однокоренные слова одной части речи, которые тем не менее имеют разные лексические значения или частично похожи по значению. Например: гарантированный — гарантийный, оплатить — заплатить, гордыня -гордость. Ошибка, вызванная заменой одного слова-паронима другим, назы вается смешением паронимов. Например: гарантированная мастерская (вместо гарантийная) или оплатить за проезд (вместо оплатить проезд).
Текст слайда: Распространенные ошибки Притупляют внимание читателя, делают речь неконкретной речевые штампы. Они, как и клише, представляют собой устойчивые выражения: неизгладимое впечатление, поставить вопрос, с позиции здравого смысла, дискуссионная площадка, благодаря мудрой политике руководства партии. Но штамп в отличие от клише — образное выражение, яркость и экс прессивность которого со временем поблекли, стерлись. Неприятное впечатление производит деловое письмо, испещренное штампами: Уважаемые коллеги! Ваше предложение о возобновлении сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива. С нетерпением будем ждать возможности сесть с вами за стол переговоров. Ждем Ваших предложений о дате переговоров. Одной из разновидностей штампа считаются слова с универсальным, то есть максимально широким, неконкретным значением: мероприятие, данный, вопрос, предмет, вышеназванный, нижеследующий. Злоупотребляя ими, говорящий рискует так ничего и не высказать: В работе организации имеют место отдельные недостатки, следствием чего стали те чрезвычайные события, свидетелями которых стали представители нашей фирмы.
Текст слайда: Речевой этикет в документах Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: — вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; — соблюдение определенной дистанции между работниками; — умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; — терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; — умение признать свои ошибки, быть самокритичным; — умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты. В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и так далее. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации и др. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.
Текст слайда: Речевой этикет в документах Обращение. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин … (фамилия)! Уважаемая госпожа … (фамилия)! Уважаемые господа! Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением.
Текст слайда: Речевой этикет в документах Форма обращения: от первого лица множественного числа: Предлагаем… Представляем… Напоминаем… Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц. В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например: к сожалению. Формулы благодарности: Благодарим Вас за…; Позвольте выразить признательность за участие в …. Выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания.
Текст слайда: Литература ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. Арутюнова Е.В. , Стиль официальных документов: требования к языку и распространенные ошибки /журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» №8, 2010 КрасивоваА.Н., Деловой русский язык: Учебно-практическое пособие. – М.: Из-во МФА, 2001. С. 80.